Jak probíhá koordinace svatebního dne?

Jak probíhá koordinace svatebního dne?

2. prosince 2018|RADY A TIPY, VŠECHNY ČLÁNKY|koordinátorka, práce koordinátorky, svatba na klíč, koordinace svatebního dne, koordinace svatby, svatební agentura, svatební agentura Praha

Tušíte, co všechno se musí zařídit ve svatební den? Svatební den je pro nás koordinátory rozdělen do dvou fází. Přípravy před obřadem a samotná svatba. Musím říct, že největší dřina a stres bývá vše nachystat a stihnout před začátkem obřadu, obzvlášť pokud se obřad koná brzy, tak je to velice stresující. Nejvíc práce je s místy, kde si v podstatě pronajímáte prázdný prostor a vše se musí dovézt. Na takových místech začínáme den před svatbou, protože se musí obvykle postavit stan, dovézt nábytek, a to by se o svatebním dni nestíhalo. Často přijede i florista a připraví si část výzdoby.
Ve svatební den přijedu na místo svatby několik hodin před začátkem svatby. Nejprve se potkám s nevěstou a ženichem, ujistím se, že je vše v pořádku a zkontroluji, jak probíhají přípravy. Pokud to situace umožní, natrénujeme se svatebčany, co půjdou v původu, svatební obřad. Velmi se mi to osvědčilo, protože jsou si jistější a méně nervózní

Následně začínáme přípravou místa obřadu. Předám floristům informace ohledně umístění slavobrány, židlí a dekorací a oni na tom začnou pracovat. Osobně pak doladím seřazení židlí, umístím na ně jmenovky a zkontroluji, zda jsou připraveny snubní prsteny. Se zvukařem odzkoušíme ozvučení a projdeme si seznam a pořadí skladeb, které se budou hrát při obřadě.
Souběžně s výzdobou obřadu probíhá výzdoba místa hostiny, tedy samozřejmě pokud je svatba v jenom místě. Pokud ne, tak to celou situaci značně komplikuje a logistika bývá podstatně náročnější. Při výzdobě svatební hostiny nejprve zkontroluji rozmístění stolů a počet židlí. S floristou si projdeme styling stolů, a nakonec rozmístím jmenovky.

Souběžně s tím se věnuji sweetbaru, který musíme nastylovat před začátkem obřadu a následně uklidit do lednice. Vzhledem k tomu, že se v současné době dává hodně peněz do designu svatby, je potřeba vše důkladně nafotit a to je možné jedině před začátkem svatby.
Když je místo hostiny vyzdobené, zaběhnu uklidnit nevěstu, donesu jí kytici a rozdám kytice a korsáže svatebčanům. Od snoubenců a svědků vyberu doklady a předám je oddávajícímu, se kterým si upřesníme průběh obřadu. Někdy bývá přítomen i tlumočník a musí se sladit spolu s oddávajícím.
Následně přivítám hosty, rozdám jim myrty, vysvětlím jim, jak bude probíhat obřad a následně je usadím. Následně seřadíme svatební průvod a přivedeme nevěstu ta, aby jí do poslední chvíle nikdo neviděl. Když jsou všichni na místě, dám pokyn zvukaři, hudebníkům a oddávajícímu, svatebnímu průvodu a obřad může začít.

Před začátkem hostiny domluvím s manažerem restaurace rozlití přípitků, slavnostní přivítání novomanželů a rozbíjení talířů. V rychlosti si ještě jednou projdeme servis menu. Někdy se stává, že je na výběr z více menu a je tedy potřeba vědět, kde host sedí, a co bude jíst.
Následně usadím hosty, připravím mikrofony na proslovy a domluvím s DJem slavnostní fanfáru na přivítaní novomanželů. Mám ráda tzv. grand entrance, kdy slavnostně oznámíme příchod novomanželů. Hraje při tom jejich oblíbená hudba, hosté tleskají a vládne skvělá atmosféra. Jakmile se novomanželé usadí, oznámím jméno řečníka a předám mu mikrofon. Po skončení proslovů dám pokyn cateringu k servisu menu.
Během hostiny průběžně kontroluji rychlost a kvalitu servisu a dohlédnu na společnou polévku novomanželů. Průběžně komentujeme jednotlivé tradice a vysvětlujeme je zahraničním hostům. Před krájením dortu domluvím s DJem fanfáru a s cateringem načasování krájení dortu. V momentě, kdy je dort připraven ke krájení, poprosím hosty, aby věnovali pozornost této aktivitě a zároveň vysvětlím novomanželům, jak mají dort zakrojit. V momentě, kdy začne hrát slavnostní fanfára oznámím všem, že nastává zlatý hřeb hostiny, krájení svatebního dortu. První porci nakrojí novomanželé a následně se toho ujme personál.

Krájením svatebního dortu je obvykle formální část svatby ukončena a začíná párty, která může mít různý průběh, záleží na konkrétní svatbě.Obvykle se začíná 1. tancem a otevřením tanečního parketu. Nejprve musím s DJem zkontrolovat, zda má připravenu skladbu na první tanec a další tance s rodiči, pozvat hosty na taneční parket, eventuálně připravit konfety. Následně začne zábava, hosté se baví, tančí a my se soustředíme na další naplánované aktivity jako jsou např. házení kyticí, kterou děláme velmi zábavnou formou spojenou s tanečky dam a sundáváním nevěstina podvazku. Dále míváme různá vystoupení, dětské koutky, fotokoutky atd. Každá svatba je jiná a má svůj specifický program. Obvyklé bývají i různé prezentace připravené hosty nebo novomanželi, překvapení apod.
Ve večerních hodinách dohlédneme na přípravu večerního občerstvení a sweet baru, který v létě zakládám z důvodu horka v pozdních hodinách. Před mým odchodem zkontroluji stav účtu a proberu to s novomanželi, odnesu jim svatební dary na pokoj, připravím výslužky apod.

Ve večerních hodinách dohlédneme na přípravu večerního občerstvení a sweet baru, který v létě zakládám z důvodu horka v pozdních hodinách. Před mým odchodem zkontroluji stav účtu a proberu to s novomanželi, odnesu jim svatební dary na pokoj, připravím výslužky apod. Pak už je čas se rozloučit s hosty a novomanželi a těšit se z dobře vykonané práce. Obvykle svatbu koordinujeme ve dvou, myslím, že v jedné osobě se to nedá plnohodnotně zvládat. Když se jedná o větší svatbu, nebo je logisticky náročná, býváme i ve třech.
Během svatebního dne má naše práce několik poloh. Kontrola a komunikace s dodavateli, kterým zároveň i platíme. Moderování svatby, kdy vítáme hosty, oznamujeme jednotlivé události na svatbě a snažíme se o rozvíření dobré zábavy. V neposlední řadě asistence novomanželům, kterým jsme po celou dobu při ruce a provázíme je jednotlivými body svatby.